Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher (Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Comnic-IT, Inhaber Florian Hesse
IT-Dienstleistungen · mit dem Angebot Comnic-3D (3D-Druck & Service)
Bötzower Stadtgraben 12
16515 Oranienburg, Deutschland
E-Mail: [email protected]
Website: https://comnic-it.de
USt-IdNr.: DE353195333
Kleinunternehmer gemäß §19 UStG

2. Kontaktdaten (Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:

E-Mail: [email protected]
Postanschrift: Bötzower Stadtgraben 12, 16515 Oranienburg, Deutschland

Eine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht gemäß Art. 37 DSGVO nicht. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (Art. 6 DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung: Soweit Sie eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck erteilt haben.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung: Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (z. B. Aufträge, Rechnungsstellung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Rechtliche Verpflichtung: Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (z. B. steuerliche Aufbewahrung von Rechnungen).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Berechtigtes Interesse: Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist (z. B. Server-Logfiles, IT-Sicherheit, Spam-Schutz, Websitebetrieb).

Die jeweilige Rechtsgrundlage für die einzelnen Verarbeitungsvorgänge wird in den nachfolgenden Abschnitten angegeben.

4. Hosting & Server-Logfiles

4.1 Hosting-Anbieter

Diese Website wird gehostet bei:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen, Deutschland

Mit Hetzner haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Hetzner verarbeitet Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Unserem Server ist zusätzlich Cloudflare als Reverse-Proxy vorgeschaltet, über den der gesamte Datenverkehr dieser Website läuft. Einzelheiten dazu, einschließlich der Übermittlung in die USA, finden Sie unter Ziffer 10.

4.2 Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website speichert der Webserver automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei und HTTP-Statuscode
• Browsertyp und -version, Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Die Daten dienen ausschließlich dem sicheren und störungsfreien Betrieb, etwa der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen (automatisches Sperren auffälliger Zugriffe). Eine Besucherstatistik, ein Profil oder eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Eine Reichweitenmessung mit Google Analytics erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung, siehe 4.6.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Stabilität unserer Website.

Speicherdauer: Die Logfiles werden wöchentlich gewechselt und nach spätestens sechs Wochen automatisch gelöscht.

4.3 Google-Bewertungen

Auf unserer Website zeigen wir die Bewertungen unseres Google-Unternehmensprofils (Note, Anzahl und einzelne Bewertungen mit dem bei Google angegebenen Namen der Verfasser). Diese Angaben ruft unser Server einmal täglich selbst über die Google Places API ab und speichert sie bei uns. Beim Besuch unserer Seite stellt Ihr Browser dafür keine Verbindung zu Google her; es werden keine Daten von Ihnen an Google übermittelt. Erst wenn Sie auf den Link zu Google klicken, verlassen Sie unsere Seite.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Darstellung öffentlich abgegebener Kundenbewertungen).

4.4 Schriften, Videos und Skripte

Schriftarten, Videos, Bilder und Skripte dieser Website liefern wir ausschließlich von unserem eigenen Server aus. Es werden keine Inhalte von Fremdanbietern wie Google Fonts, YouTube oder externen Content-Delivery-Netzwerken nachgeladen (zu Cloudflare siehe Ziffer 10). Ausnahmen sind die Karte auf der Kontaktseite (4.5), Google Analytics (4.6) und der Google Tag Manager (4.7), alle nur mit Ihrer Einwilligung.

4.5 Google Maps (Karte auf der Kontaktseite)

Auf unserer Kontaktseite können Sie eine Karte von Google Maps (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) anzeigen lassen. Die Karte wird erst geladen, wenn Sie auf „Karte laden“ klicken oder im Datenschutz-Banner der Nutzung von Google Maps zugestimmt haben. Vorher stellt Ihr Browser keine Verbindung zu Google her. Mit dem Laden werden insbesondere Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser an Google übertragen; dabei kann es auch zu einer Übermittlung in die USA kommen. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, die Sie mit dem Klick bzw. im Banner erteilen und jederzeit für die Zukunft widerrufen können (Symbol unten links auf jeder Seite). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

4.6 Google Analytics (Reichweitenmessung)

Wenn Sie im Datenschutz-Banner zustimmen, nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, eingebunden über das WordPress-Plugin „Site Kit by Google“. Damit sehen wir in zusammengefasster Form, welche Seiten aufgerufen werden, woher Besucher kommen (etwa Suchmaschine oder Verweis) und wie die Website genutzt wird, um Inhalte und Bedienung zu verbessern. Ohne Ihre Einwilligung wird das Google-Skript nicht geladen und keine Verbindung zu Google hergestellt.

Nach Ihrer Zustimmung setzt Google Cookies (z. B. „_ga“, „_ga_…“, Speicherdauer bis zu zwei Jahre) und verarbeitet insbesondere gekürzte IP-Adresse, Geräte- und Browserangaben, ungefähren Standort, aufgerufene Seiten, Verweildauer und Referrer. Google kann diese Daten auch in den USA verarbeiten; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Zusätzlich erfassen wir als Ereignis, wenn Sie über das Kontaktformular eine Anfrage senden oder auf unsere Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse klicken (ohne Inhalte des Formulars). Google-Signals und eine Verknüpfung mit Werbediensten nutzen wir nicht.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, jederzeit für die Zukunft widerrufbar über das Symbol unten links auf jeder Seite. Speicherdauer: Die Analysedaten werden bei Google nach 14 Monaten gelöscht. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google, Browser-Add-on zur Deaktivierung.

4.7 Google Tag Manager

Ebenfalls nur mit Ihrer Einwilligung (Kategorie Statistik im Datenschutz-Banner) laden wir den Google Tag Manager der Google Ireland Limited. Damit verwalten wir, welche Messungen auf unserer Website laufen. Der Tag Manager selbst wertet keine Daten aus; bei uns erfasst er Klicks auf unsere Telefonnummer und E-Mail-Adresse und gibt sie als Ereignis an Google Analytics (4.6) weiter. Ohne Ihre Einwilligung wird der Tag Manager nicht geladen. Beim Laden werden Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser an Google übertragen, auch eine Verarbeitung in den USA ist möglich (EU-US Data Privacy Framework).

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, jederzeit für die Zukunft widerrufbar über das Symbol unten links auf jeder Seite. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

5. SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL/TLS-Verschlüsselung (HTTPS) zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie z. B. Kontaktformular-Eingaben oder Anmeldedaten. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers und am Präfix „https://“ in der URL.

Bei aktivierter SSL/TLS-Verschlüsselung können die von Ihnen an uns übermittelten Daten nicht von Dritten mitgelesen werden.

6. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Anfrage zukommen lassen, werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen (freiwillig)
• Telefonnummer (freiwillig, für einen Rückruf)
• Art des Anliegens (Auswahl, z. B. „IT-Betreuung & Server“)
• Nachrichteninhalt

Ihre Angaben werden nach dem Absenden verschlüsselt an unser eigenes Support-System übermittelt und dort als Vorgang (Ticket) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für Rückfragen gespeichert. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit der Ticketnummer per E-Mail. Nur falls das Support-System nicht erreichbar ist, wird die Anfrage ersatzweise per verschlüsselter E-Mail über unseren eigenen Mailserver an unser Postfach geschickt. Auf dem Webserver selbst werden die Formulareingaben nicht gespeichert.

Unsere Formulare schützen wir ohne Dienste Dritter vor automatisierten Einsendungen: Ein für Menschen unsichtbares Feld muss leer bleiben, eine beim Laden der Seite gesetzte Zeitmarke zeigt, ob ein Formular in wenigen Sekunden und damit maschinell abgeschickt wurde, und von derselben IP-Adresse sind nur wenige Sendungen pro Stunde möglich. Dafür speichern wir einen nicht rückrechenbaren Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse für eine Stunde und für unsere Auswertung die gekürzte IP-Adresse (ohne den letzten Block) für höchstens 30 Tage. Um Missbrauchsmuster zu erkennen, speichern wir zudem die Eingaben der letzten Formularsendungen, gekürzt auf 300 Zeichen, ebenfalls für höchstens 30 Tage. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Formulare vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Anfragen).

Speicherdauer: Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, spätestens jedoch 12 Monate nach der letzten Kommunikation, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Rechnungsstellung

7.1 sevDesk (Rechnungserstellung)

Wir nutzen sevDesk zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungen:

sevDesk GmbH
Hauptstr. 115
77652 Offenburg, Deutschland

Folgende Daten werden an sevDesk übermittelt:

• Kundenname und -adresse
• E-Mail-Adresse
• Rechnungsbeträge und Leistungsdetails

sevDesk verarbeitet Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Mit sevDesk wurde ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Siehe: sevDesk-Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Buchungsbelegen).

7.2 Aufbewahrungsfristen für Rechnungsdaten

• Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre (§147 AO; §257 HGB)
• Vertragsbezogene Korrespondenz: 6 Jahre (§257 HGB)
• Kundendaten: Löschung auf Antrag oder nach Beendigung der Geschäftsbeziehung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen

8. E-Mail-Versand

Wir versenden E-Mails zu folgenden Zwecken:

• Rechnungsversand
• Support-Antworten (auf Kontaktanfragen)
• Eingangsbestätigungen zu Anfragen aus dem Kontaktformular

Der Versand erfolgt verschlüsselt über unseren eigenen Mailserver, betrieben auf unseren Servern bei Hetzner in der EU. E-Mail-Adressen werden ausschließlich für den jeweiligen Zweck verwendet und nicht an Dritte weitergegeben, sofern nicht ausdrücklich in dieser Datenschutzerklärung angegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation).

9. Cookies & localStorage

9.1 Cookies

Ohne Ihre Einwilligung setzt diese Website für Besucherinnen und Besucher nur technisch notwendige Cookies:

• Anmelde-Cookies: nur für unsere Redakteure im Verwaltungsbereich der Website sowie für angemeldete Kundinnen und Kunden im Kundenportal (siehe Ziffer 11). Sie laufen mit dem Abmelden bzw. nach Ende der Sitzung ab.
• Sicherheits-Cookie: Unser Angriffsschutz (Cloudflare) kann ein technisch notwendiges Cookie setzen, wenn eine Anfrage automatisiert überprüft wird, siehe Ziffer 10.
• Datenschutz-Einstellungen: Ihre Auswahl im Datenschutz-Banner (Real Cookie Banner) speichern wir in einem Cookie „real_cookie_banner…“ mit einer pseudonymen Kennung, damit das Banner nicht bei jedem Seitenaufruf erneut erscheint und wir Ihre Einwilligung nachweisen können. Speicherdauer: ein Jahr. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweispflicht) und § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Werbe-Tracker setzen wir nicht ein. Das Datenschutz-Banner fragt nach Ihrer Zustimmung für die Google-Karte (4.5) und die Reichweitenmessung mit Google Analytics (4.6); erst danach können deren Cookies gesetzt werden. Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über das Symbol unten links ändern oder widerrufen.

9.2 Lokaler Speicher im Browser

Diese Website legt im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers nur einen technisch notwendigen Eintrag an: „jetPopupData“ merkt sich, ob ein Hinweisfenster wie das Erstberatungs-Formular bereits geöffnet war. Er enthält keine personenbezogenen Daten, wird nicht an uns übertragen und dient nur der Darstellung der Seite (Rechtsgrundlage § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können ihn jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

10. Cloudflare (DNS, Content Delivery Network & Web Application Firewall)

Für den Betrieb dieser Website setzen wir Dienste ein von:

Cloudflare, Inc.
101 Townsend St
San Francisco, CA 94107, USA

Cloudflare übernimmt für uns die DNS-Auflösung und ist unserem Server als Reverse-Proxy vorgeschaltet. Das bedeutet: Der gesamte Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und unserer Website läuft über die Server von Cloudflare, bevor er unseren Server erreicht. Wir nutzen dabei folgende Funktionen:

• DNS-Auflösung: Übersetzung des Domainnamens in eine IP-Adresse.
• Content Delivery Network (CDN): Auslieferung statischer Inhalte (z. B. Bilder, Stylesheets, Schriften) aus einem Rechenzentrum in Ihrer Nähe, um die Ladezeit zu verkürzen.
• Web Application Firewall (WAF) & Angriffsschutz: Abwehr von automatisierten Angriffen, Bots und Überlastungsangriffen (DDoS). Anfragen, die als auffällig eingestuft werden, erhalten eine automatisierte Sicherheitsprüfung.
• TLS-Verschlüsselung: Cloudflare terminiert die verschlüsselte Verbindung zu Ihrem Browser und leitet die Anfrage anschließend erneut verschlüsselt an unseren Server bei Hetzner weiter.

Dabei werden folgende Daten von Cloudflare verarbeitet:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Abgefragter Domainname sowie die aufgerufene Adresse (URL)
• Browser-Kennung (User-Agent), Referrer und weitere technische Verbindungsdaten
• Zeitstempel der Anfrage

Cookies: Im Regelfall setzt Cloudflare auf dieser Website keine Cookies. Wird Ihre Anfrage von der Sicherheitsprüfung als auffällig eingestuft, kann Cloudflare ein technisch notwendiges Cookie (z. B. cf_clearance) setzen, um die bestandene Prüfung für nachfolgende Aufrufe zu speichern. Dieses Cookie dient ausschließlich der Sicherheit und nicht der Analyse oder Werbung.

10.1 Drittlandtransfer (Art. 44 ff. DSGVO)

Cloudflare, Inc. hat seinen Sitz in den USA. Die Übermittlung von Daten in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (DPF), Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 gemäß Art. 45 DSGVO. Cloudflare ist zertifizierter Teilnehmer des DPF.

Ergänzend hat Cloudflare Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als zusätzliche Absicherung implementiert. Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Siehe: Cloudflare-Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, ausfallsicheren und schnellen Bereitstellung unserer Website sowie in der Abwehr von Angriffen auf unsere Systeme.

11. Kundenportal und Kundenkonto

Für Kundinnen und Kunden betreiben wir ein Kundenportal. Dort lassen sich Störungen melden, Angebote freigeben sowie Rechnungen und Dokumente einsehen. Die Nutzung setzt ein Kundenkonto voraus.

Verarbeitete Daten: Firmenname, Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Anschrift und, sofern angegeben, Telefonnummer. Dazu die Daten, die im Portal entstehen: gemeldete Anliegen samt Verlauf, freigegebene Angebote, Rechnungen, hinterlegte Dokumente sowie Zeitpunkt und Ergebnis der Anmeldung.

Selbstbedienung: Über das Anmeldeformular unserer Produktseiten können Sie ein Konto auch selbst anlegen. Pflichtangaben sind Firmenname, Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Anschrift; die Telefonnummer ist freiwillig. Aus diesen Angaben entstehen in einem Zug Kundendatensatz, Portalzugang, Vertrag und wiederkehrende Rechnung. In den ersten zwei Monaten verlangen wir dafür keine Zahlungsangabe.

Zweck: Begründung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses, Bearbeitung Ihrer Anliegen und Nachweis der Freigaben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags), für die Protokollierung der Anmeldungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Zugangs).

Anmeldung: Für die Dauer einer Sitzung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Es enthält keine personenbezogenen Inhalte, sondern nur eine zufällige Kennung, und wird mit dem Abmelden oder dem Ende der Sitzung ungültig. Näheres unter Ziffer 9.

Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach dessen Ende halten wir Ihre Daten drei Monate zum Export bereit und löschen sie anschließend, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (siehe Ziffer 13).

Betrieb: Portal und zugehörige Datenbanken laufen auf unseren eigenen Servern in einem Rechenzentrum in der EU (derzeit Finnland). Betreiben wir für Sie ein System, in dem Daten Ihrer eigenen Kundinnen und Kunden liegen, handeln wir insoweit in Ihrem Auftrag; die Einzelheiten regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

12. Zahlungsabwicklung

Rechnungen begleichen Sie wahlweise per Überweisung oder über PayPal. Bei einer Überweisung verarbeiten wir nur die Angaben, die uns Ihre Bank auf dem Kontoauszug übermittelt, insbesondere Name, Verwendungszweck und Betrag.

Wählen Sie PayPal, werden Sie zur Bezahlung an den Zahlungsdienstleister weitergeleitet:

PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.
22-24 Boulevard Royal
L-2449 Luxembourg

PayPal verarbeitet die dort eingegebenen Zahlungsdaten in eigener Verantwortung; auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Es gilt die Datenschutzerklärung von PayPal: paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full. Wir übermitteln an PayPal die für den Zahlungsvorgang nötigen Angaben, insbesondere Betrag, Währung und eine Vorgangskennung, und erhalten zurück die Bestätigung, ob und wann gezahlt wurde. Zahlungskarten- oder Kontodaten erreichen unsere Systeme nicht.

Zweck: Abwicklung der von Ihnen gewählten Zahlweise, bei laufenden Verträgen auch der wiederkehrenden Zahlung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags).

Speicherdauer: Zahlungsbelege unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (siehe Ziffer 13).

13. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die folgende Übersicht fasst die Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Datenarten zusammen:

• Server-Logfiles: höchstens sechs Wochen
• Kontaktformular-Nachrichten: 12 Monate nach letzter Kommunikation
• Rechnungsdaten & Rechnungen: 10 Jahre (§147 AO, §257 HGB)
• Geschäftskorrespondenz: 6 Jahre (§257 HGB)
• Anmelde-Cookies: bis zum Abmelden bzw. Ende der Sitzung

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

14. Datensicherheit (Art. 32 DSGVO)

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, darunter:

• Verschlüsselung bei der Übertragung: Alle Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server werden via SSL/TLS (HTTPS) verschlüsselt übertragen.
• Verschlüsselung bei der Speicherung: Sensible Daten wie Passwörter werden mit starken Hashing-Algorithmen (bcrypt) gespeichert.
• Firewall: Der Serverzugriff ist durch Firewall-Regeln (UFW) eingeschränkt und erlaubt nur die notwendigen Ports.
• Intrusion Prevention: Fail2Ban wird eingesetzt, um verdächtige Zugriffsversuche automatisch zu blockieren.
• Zugriffskontrolle: Der administrative Zugang zum Server ist auf autorisierte Personen via SSH-Schlüssel-Authentifizierung beschränkt.
• Regelmäßige Updates: Serversoftware und Abhängigkeiten werden regelmäßig aktualisiert, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen.
• Backups: Regelmäßige Datensicherungen werden durchgeführt, um Datenverlust vorzubeugen.
• Datenminimierung: Wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich sind.

15. Betroffenenrechte (Art. 15–21 DSGVO)

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und ggf. eine Kopie dieser Daten zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegende berechtigte Interessen dem entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen. Wir werden die Verarbeitung dann einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: [email protected]

Wir werden Ihren Antrag innerhalb eines Monats nach Eingang beantworten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). In komplexen Fällen kann diese Frist um zwei weitere Monate verlängert werden, worüber wir Sie informieren werden.

16. Künstliche Intelligenz (KI-gestützte Verarbeitung)

Wir setzen an zwei Stellen KI-Systeme als Hilfsmittel ein:

• Support-Anfragen und Tickets: Eingehende Anfragen (z. B. über das Kontaktformular oder unser Ticketsystem) werden automatisiert ausgewertet, um sie zu kategorisieren, zu priorisieren und zusammenzufassen. Zusätzlich kann das System interne Antwortentwürfe erstellen. Jede Antwort an Sie wird vor dem Versand von einem Menschen geprüft und freigegeben; es findet keine vollautomatische Kommunikation statt.
• Belegerkennung (ERP-/Buchführungs-App): Hochgeladene Belege (z. B. Eingangsrechnungen) werden automatisiert ausgelesen, um Rechnungsfelder wie Aussteller, Datum und Betrag vorzubefüllen. Die erkannten Werte werden von den Nutzern geprüft und können korrigiert werden.

Verarbeitet werden dabei die jeweiligen Inhalte (Text der Anfrage bzw. Beleginhalt, einschließlich darin enthaltener personenbezogener Daten wie Name und Kontaktdaten).

Die KI-Verarbeitung erfolgt im Regelfall lokal auf eigenen, von uns selbst betriebenen Systemen; die Daten verlassen dabei unsere Infrastruktur nicht und werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Soweit wir stattdessen den externen Anbieter Anthropic PBC (San Francisco, Kalifornien, USA) einsetzen (insbesondere als automatische Ausfallsicherung, wenn unsere lokalen KI-Systeme vorübergehend nicht verfügbar sind), besteht mit diesem eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Addendum); die Übermittlung in die USA stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Nach den vertraglichen Bedingungen verwendet Anthropic die übermittelten Daten nicht zum Training seiner KI-Modelle. Sobald unsere lokalen Systeme wieder verfügbar sind, wird automatisch auf die lokale Verarbeitung zurückgeschaltet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Anfragen bzw. der Bereitstellung komfortabler Funktionen); soweit die Belegerkennung Teil eines Vertrags über die ERP-/Buchführungs-App ist, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt (siehe Ziffer 17).

17. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO. Alle Sie betreffenden Entscheidungen (z. B. bezüglich Aufträgen, Support) werden von natürlichen Personen getroffen. Auch die in Ziffer 16 beschriebenen KI-Funktionen bereiten Vorgänge lediglich vor; die Entscheidung trifft in jedem Fall ein Mensch.

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow, Deutschland
Website: www.lda.brandenburg.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, um die Konformität mit den aktuellen rechtlichen Anforderungen sicherzustellen oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen (z. B. bei Einführung neuer Funktionen oder Dienste). Die aktualisierte Fassung wird auf dieser Seite mit geändertem Datum veröffentlicht.

Wir empfehlen, diese Seite regelmäßig aufzurufen. Bei wesentlichen Änderungen, die die Verarbeitung Ihrer Daten betreffen, werden wir uns angemessen bemühen, Sie zu informieren (z. B. durch einen Hinweis auf der Website).

Stand: Oktober 2026