Microsoft 365 ist in vielen Büros der Standard — fast reflexartig gebucht. Für kleine Unternehmen lohnt sich aber die ehrliche Frage: Zahlen Sie Monat für Monat für Funktionen, die kaum jemand nutzt? Und wo liegen Ihre Daten eigentlich? Ein nüchterner Vergleich, ohne Ideologie.
Warum Microsoft 365 so verbreitet ist
Die Gründe sind real: Outlook, Teams, Word, Excel und Exchange kommen aus einer Hand, funktionieren geräteübergreifend und sind den Mitarbeitern vertraut. Updates laufen automatisch, und die eigene IT muss kaum etwas selbst betreiben. Für viele Betriebe ist das bequem — und genau deshalb wird selten hinterfragt, ob es auch das Wirtschaftlichste ist.
Was viele KMU dabei übersehen
- Laufende Kosten pro Nutzer — dauerhaft. Die Lizenz wird Monat für Monat fällig, für jeden Kopf. Mit wachsender Belegschaft summiert sich das Jahr für Jahr, ohne dass Ihnen am Ende etwas gehört.
- Datenhoheit. E-Mails, Dokumente und Kalender liegen in der Microsoft-Cloud, häufig mit US-Bezug (Stichwort CloudAct). Das macht die DSGVO-Bewertung komplexer.
- Funktionsüberhang. Die meisten Teams nutzen Mail, Office und Dateiablage — bezahlt wird aber das volle Paket inklusive vieler nie geöffneter Dienste.
- Abhängigkeit. Je tiefer Daten und Abläufe im Ökosystem stecken, desto schwerer wird ein späterer Wechsel — ein klassischer Lock-in.
Die lokalen Alternativen — was es wirklich gibt
„Lokal" heißt nicht „verzichten". Für fast jede Microsoft-Komponente gibt es eine ausgereifte Open-Source-Alternative, die auf Ihrem eigenen Server in Deutschland läuft:
E-Mail & Kalender
Ein eigener Mailserver mit Mailcow gibt Ihnen volle Kontrolle über Ihre E-Mail-Infrastruktur — DSGVO-konform, mit Kalender- und Kontakt-Synchronisierung wie gewohnt.
Dokumente
LibreOffice am Arbeitsplatz oder OnlyOffice bzw. Collabora für die gemeinsame Online-Bearbeitung im Browser — kompatibel zu den Word-, Excel- und PowerPoint-Formaten.
Dateien & Zusammenarbeit
Nextcloud ist die „eigene Cloud": Dateiablage, Teilen, Kalender, Kontakte und Office-Integration auf Ihrem Server — eine solide Alternative zu OneDrive und SharePoint.
Kommunikation
Für Videokonferenzen und Chat gibt es Jitsi und Matrix als offene Alternativen zu Teams — selbst gehostet und ohne Lizenz pro Kopf.
Microsoft 365 oder lokal — die Kurzübersicht
| Microsoft 365 | Lokal / Open Source | |
|---|---|---|
| Kostenmodell | monatlich pro Nutzer | einmalige Investition |
| Datenstandort | Microsoft-Cloud (oft US-Bezug) | eigener Server in DE |
| Wartung | durch Microsoft | durch Dienstleister/intern |
| Vertrautheit | sehr hoch | Umgewöhnung möglich |
| Abhängigkeit | hoch (Lock-in) | gering (offen) |
Ehrlich gesagt: Wann Microsoft 365 die richtige Wahl ist
Wir sind nicht dogmatisch. Setzt ein Betrieb stark auf Teams, braucht den Exchange-Komfort oder nutzt Branchensoftware, die sich tief mit Microsoft 365 verzahnt, ist M365 oft die pragmatischere Wahl. Bei unserem Kundenprojekt der Gebäudereinigung Hinderlich haben wir genau deshalb bewusst Windows-AD und Microsoft 365 eingesetzt — weil RDP und Office im Tagesgeschäft den Ausschlag gaben.
Die Frage ist nie „Microsoft gegen Open Source", sondern „Was passt zu diesem Betrieb?". Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unsere Case-Study Hinderlich.
Der pragmatische Mittelweg: Hybrid
Häufig ist nicht „entweder/oder" die beste Antwort, sondern eine Mischung: E-Mail lokal mit Mailcow, Dateien in Nextcloud — und einzelne Microsoft-Lizenzen genau dort, wo sie wirklich gebraucht werden. So zahlen Sie nicht pauschal für jeden Mitarbeiter das Vollpaket, behalten aber die Funktionen, auf die es ankommt.
Wir schauen uns zuerst an, was Ihr Team tatsächlich nutzt, und bauen daraus die wirtschaftlich sinnvollste Kombination — statt einer Lösung von der Stange.