E-Rechnung:
Was kleine Unternehmen wirklich müssen
Die meisten Artikel zum Thema werfen zwei Dinge durcheinander. Empfangen müssen alle, seit Anfang 2025. Ausstellen müssen die wenigsten, und Kleinunternehmer nie.
Seit die E-Rechnung ein Thema ist, bekommen wir dieselbe Frage aus fast jedem Betrieb: „Muss ich jetzt umstellen?" Die Antwort ist für die meisten kleinen Firmen erfreulicher, als es die Panikmache im Netz vermuten lässt. Man muss zwei Pflichten auseinanderhalten, die nichts miteinander zu tun haben.
Empfangen müssen alle, seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können, die von einem anderen inländischen Unternehmen kommen. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Das ist die Pflicht, die tatsächlich schon gilt und die viele übersehen, weil sie sich auf die Termine 2027 und 2028 konzentrieren.
Praktisch heißt das zweierlei: Sie brauchen einen Weg, auf dem eine solche Rechnung bei Ihnen ankommt, und Sie müssen sie so ablegen, dass sie unverändert erhalten bleibt. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg, ein Anspruch auf ein besonderes Portal besteht nicht.
Ausstellen: 2027, 2028, und für § 19 nie
Für das Verschicken gilt ein Stufenplan, und der ist großzügig:
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle übrigen Unternehmen.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: dauerhaft befreit. Sie dürfen weiter PDF oder Papier verschicken, auch nach 2028.
Diese Befreiung ist keine Übergangsregel, sondern steht ausdrücklich in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Wer also mit der Kleinunternehmerregelung arbeitet, hat beim Ausstellen nichts zu tun. Die Empfangspflicht bleibt davon unberührt.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den ein Programm ohne Umweg auslesen kann. In Deutschland sind zwei Formate üblich:
- XRechnung: reine XML-Datei, verbreitet im Geschäft mit Behörden.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF, in dem die XML-Datei eingebettet steckt. Der Mensch sieht eine gewohnte Rechnung, das Programm liest die Daten.
Nicht als E-Rechnung gelten ein normales PDF, ein eingescanntes Blatt Papier und ein Bild aus dem Fotoapparat. Alles davon bleibt erlaubt, solange Sie nicht zur Ausstellung verpflichtet sind, es zählt eben nur nicht als E-Rechnung.
Aufbewahren: das XML ist das Original
Hier liegt der Fallstrick, der später teuer wird. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist nicht das schön gesetzte PDF das Original, sondern der strukturierte Datensatz darin. Wer nur einen Ausdruck abheftet oder das PDF durch ein Archivsystem jagt, das die Anhänge verwirft, hat das Original verloren.
Für die Ablage gelten dieselben Grundsätze wie für jeden anderen Buchungsbeleg: unverändert, jederzeit auffindbar, maschinell auswertbar und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erhalten. In der Praxis heißt das, die Datei so zu speichern, wie sie angekommen ist, und jede Verarbeitung daneben zu protokollieren.
Was Sie praktisch brauchen
Ein Postfach, das ankommt
Eine feste Adresse für Eingangsrechnungen, etwa [email protected], die nicht im allgemeinen Info-Postfach untergeht.
Etwas, das die Datei liest
Ein Programm, das die eingebetteten Daten erkennt und die Felder übernimmt, statt dass jemand sie abtippt.
Eine Ablage, die nichts verändert
Das Original bleibt, wie es kam. Prüfsumme und Protokoll zeigen im Zweifel, dass daran niemand gedreht hat.
Mehr ist es nicht. Sie brauchen dafür kein Großsystem und keine Umstellung Ihrer Buchhaltung. Wenn Sie mit Ihrem Steuerberater arbeiten, klären Sie nur, auf welchem Weg die Belege zu ihm kommen sollen.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand allgemein verständlich wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.
Kurz beantwortet.
Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist vom Ausstellen dauerhaft befreit und darf weiter PDF oder Papier verschicken. Empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer, und zwar bereits seit dem 1. Januar 2025.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm auslesen kann, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein PDF ohne eingebettete Daten gilt als sonstige Rechnung, auch wenn es per Mail kommt.
Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen bleiben davon unberührt.
Der Absender darf sie trotzdem schicken, und sie gilt als ordnungsgemäß ausgestellt. Das Problem liegt dann bei Ihnen: Sie müssen die Rechnung im Original aufbewahren und für die Buchhaltung lesbar machen. Ein Anspruch darauf, stattdessen ein PDF zu bekommen, besteht nicht.
Wir sehen uns Ihr Postfach und Ihre Ablage an.
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