Ein Betrieb. Ein System.
Kein Zettel mehr.

Ein zentrales Verzeichnis Ihrer Lieferanten und Handwerker: Stammdaten und Ansprechpartner an einer Stelle, für das ganze Team auffindbar statt verstreut in Postfächern und persönlichen Adressbüchern.

Personalstammdaten direkt im System, verbunden mit der Ticketverwaltung: Tickets lassen sich Mitarbeitern zuordnen, und Ihre bestehenden Stammdaten übernehmen wir auf Wunsch aus der vorhandenen Software.

Ihr Betrieb hat einen Ablauf, den kein Standardprodukt abdeckt, etwa eine Fuhrpark-Verwaltung oder ein Rechnungsarchiv? Genau dafür entwickeln wir Fachmodule. Individuelle Entwicklung muss dabei nicht teuer sein: Wir entwickeln KI-gestützt und geben den Zeitvorteil an Sie weiter, oft ist ein eigenes Modul günstiger, als Sie erwarten. Den Festpreis nennen wir Ihnen nach einem kurzen Workshop, bevor gebaut wird; für den laufenden Betrieb kommt ein kleiner Monatsbetrag dazu.

Die Einrichtung kostet 999 € einmalig: darin enthalten sind Aufsetzen, Grundkonfiguration, Benutzer und Rechte sowie eine Datenübernahme im üblichen Rahmen (Excel-/CSV-Listen). Ist Ihr Altbestand größer oder muss er erst aus einer Fachsoftware herausgeholt und bereinigt werden, rechnen wir den Mehraufwand gesondert ab: den Preis nennen wir vorher, nach einem Blick auf die Daten. Der laufende Betrieb mit Updates, Sicherheit und Support richtet sich nach der Zahl der Anwender: 499 € im Monat bis 15 Anwender, 899 € im Monat 16 bis 30 Anwender, ab 1.399 € im Monat 31 bis 50 Anwender, über 50 Anwender nennen wir den Fixpreis nach einem kurzen Audit. Fachmodule kommen mit einem eigenen Monatsbetrag für Betrieb, Updates und Support dazu, gestaffelt nach derselben Anwender-Logik (zum Beispiel das Modul Personal ab 15 €/Monat). Neue Fachmodule, die eigens für Ihren Betrieb entwickelt werden, bekommen jeweils einen eigenen Festpreis: den nennen wir Ihnen nach einem kurzen Workshop, bevor irgendetwas gebaut wird. Kleinunternehmer §19 UStG, ohne USt., brutto = netto.

Die Kernmodule, Tickets, CRM, Benutzer und Rechte, stehen in der Regel innerhalb weniger Wochen. Wir gehen bewusst in Stufen vor: erst das, was den größten Schmerz löst, dann der Ausbau im laufenden Betrieb. So arbeitet Ihr Team früh mit dem System, statt monatelang auf ein großes Release zu warten.

Ihre Daten liegen auf unserer eigenen Hardware in Oranienburg, kein anonymes Rechenzentrum, kein Anbieter im Ausland, Sie könnten den Server besuchen kommen. Dazu bekommen Sie einen schriftlichen Vertrag darüber, wer Ihre Daten anfassen darf (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Weitergegeben wird nichts, und Sie bekommen Ihre Daten jederzeit vollständig heraus. Verlangen Vorgaben Ihres Hauses den Betrieb im eigenen Netz, ist das im Einzelfall möglich. Das ist die Ausnahme: Sie stellen dann den Server und verantworten Sicherung und Verfügbarkeit, wir betreuen das System aus der Ferne.

Im Regelfall läuft das System auf unserer Infrastruktur: Backups, Ausfallsicherheit und die Wiederherstellung im Notfall übernehmen wir, das ist in der monatlichen Betriebspauschale enthalten. Läuft es im Ausnahmefall auf Ihrer eigenen Hardware, liegen Server, Backup und Verfügbarkeit in Ihrer Verantwortung; wir kümmern uns dann um die Anwendung selbst: Updates, Sicherheit, Support und Weiterentwicklung. Sie können uns den Serverbetrieb und die Backups auch bei Ihnen im Haus übertragen, das vereinbaren wir gesondert, weil der Aufwand von Ihrer Hardware und Ihrem Netz abhängt.

In den meisten Fällen ja, es kommt darauf an, ob wir an die Daten herankommen. Aus Excel, CSV oder Access ist das unkritisch, dort liegen die Daten offen. Bei einer bestehenden Fachsoftware brauchen wir einen Weg hinein: eine Export-Funktion, einen Zugang zur Datenbank oder eine Schnittstelle (API). Gibt es keinen davon, weil der Hersteller die Daten einschließt, ist eine automatische Übernahme nicht möglich, dann bleiben nur eine manuelle Erfassung oder ein sauberer Neustart. Und ganz offen: Eine Datenübernahme kann Geld kosten. Eine saubere Excel-Liste ist in der Einrichtung enthalten; müssen Daten dagegen aus einem Altsystem extrahiert, umgeschlüsselt oder von Dubletten und Altlasten bereinigt werden, ist das echte Arbeit, die wir nach Aufwand berechnen (109 €/Std.). Wir sehen uns Ihre Daten vorher an und nennen den Preis, bevor Sie beauftragen, es gibt keine Überraschung auf der Rechnung. Bei der Gebäudereinigung Hinderlich lief die Übernahme von über 3.200 Kundendatensätzen über eine Schnittstelle des Altsystems.

Ja, das ist der Normalfall. Das System spricht über eine REST-API mit anderer Software, bei Hinderlich zum Beispiel mit unserem eigenen Support-System, sodass eine IT-Anfrage aus ihrem System automatisch bei uns aufschlägt und die Antwort zurückläuft. Auch Telefonanlagen, Buchhaltung oder ERP lassen sich anbinden, sofern sie eine Schnittstelle bieten.

Dann bekommen Sie Ihre Daten vollständig heraus, in einem Format, das sich weiterverwenden lässt. Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine Kündigungsfrist über den laufenden Monat hinaus. Wir halten niemanden mit Vertragslaufzeiten, sondern damit, dass das System läuft.