SYS://ONLINE
Beratung
Ticketsystem, Kundenverwaltung, Mitteilungen und Telefonliste in einer Anwendung, gebaut für Ihre Abläufe, betrieben auf unserer eigenen Hardware in Oranienburg. Kein SaaS-Abo, keine Lizenzfalle, Ihre Daten bleiben Ihre.
In den meisten Betrieben, die wir sehen, ist die Lage dieselbe: Aufträge kommen per Anruf, per Mail und über den Flurfunk. Wer gerade woran arbeitet, weiß nur, wer zufällig danebensteht. Fällt jemand aus, fällt das Wissen mit aus. Und die Kundenliste? Liegt in drei Excel-Dateien, alle drei ein bisschen anders.
Ein Anruf, eine Notiz, ein vergessener Rückruf. Ohne festen Ort für Vorgänge verlässt sich alles auf Gedächtnis und guten Willen.
Die Geschäftsführung fragt nach, drei Leute suchen in ihren Postfächern. Eine gemeinsame Sicht auf offene Vorgänge gibt es nicht.
Fertige Systeme zwingen Ihnen fremde Abläufe auf, kosten pro Nutzer und Monat, und die Daten liegen irgendwo in der Cloud.
Kein Baukasten mit 200 Funktionen, von denen Sie zwei brauchen. Wir bauen die Module, die Ihr Betrieb wirklich benutzt, hier die, die sich in der Praxis bewährt haben.
Jedes Anliegen wird zum Vorgang, mit Abteilung, Zuständigkeit, Priorität und lückenloser Historie. Interne Notizen bleiben intern, Antworten an den Kunden gehen per Mail raus. Vertrauliche Vorgänge (Personal, Geschäftsführung) sehen nur die Berechtigten, auf Wunsch bis auf das einzelne Ticket genau.
Kunden, Ansprechpartner und Objektadressen an einem Ort statt in Excel-Dateien. Jeder Vorgang hängt am Kunden, jede Adresse am Objekt. Wer den Kunden anruft, sieht sofort die gesamte Vorgeschichte.
Mitteilungen an die Belegschaft mit Editor, Bildern und automatischer E-Mail an alle. Ungelesenes ist auf einen Blick erkennbar. Dazu ein interner Chat für das Kurze zwischendurch, das keine Mail wert ist.
Durchwahlen, Zuständigkeiten und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für wiederkehrende Fragen, gepflegt von den Verantwortlichen selbst, nicht vom IT-Dienstleister. Das Wissen bleibt im Haus, auch wenn jemand geht.
Wer darf was sehen, wer darf was ändern? Abteilungen und Rollen bilden Ihre Organisation ab. Sensible Bereiche bleiben geschützt, ohne dass die tägliche Zusammenarbeit daran erstickt.
Eine REST-API verbindet das System mit dem, was Sie schon haben. Bei unseren Kunden hängt daran unter anderem der IT-Support: Eine Anfrage landet direkt bei uns, die Antwort läuft automatisch zurück.
Echte Oberflächen aus dem laufenden System, die Inhalte sind Beispieldaten. Bedienbar am Rechner wie am Handy, mit Hell- und Dunkel-Modus.
Zum Vergrößern anklicken. Alle gezeigten Firmen, Personen und Adressen sind frei erfunden, die Bilder entstehen an einer Demo-Instanz, nie an einem Kundensystem.
Ein Reinigungsbetrieb mit über 50 Mitarbeitern, Objekten in ganz Brandenburg und Kundendaten, die über Jahre in der Branchensoftware PlanD und in Excel-Listen gewachsen waren. Über 3.200 Kundendatensätze haben wir per Schnittstelle übernommen. Seit dem 9. Juli 2026 läuft das System im Tagesgeschäft.
Zuerst das Kernstück: Tickets mit Abteilungen, Benutzer und Rechte sowie das CRM, die Kundendaten kamen über eine Schnittstelle aus dem Altsystem und wurden vor dem Start bereinigt. Dann im laufenden Betrieb der Ausbau: Mitteilungen mit E-Mail an alle, Telefonliste, interne Dokumente, ein IT-Support-Formular mit direkter Anbindung an unser Ticketsystem und vertrauliche Vorgänge für Personalthemen.
In Planung sind die nächsten Stufen: eine Fuhrpark-Verwaltung mit Führerschein- und UVV-Kontrolle für über 30 Fahrzeuge, ein revisionssicheres Rechnungsarchiv und die Anbindung der Telefonanlage, damit Anrufe automatisch am richtigen Vorgang landen.
Die ganze Fallstudie inkl. Kosten →Wir schauen uns an, wie Sie heute arbeiten und wo es klemmt. Danach wissen Sie, welche Module Sinn ergeben, und was jedes kostet. Der Workshop ist kostenlos.
Wir bauen das Modul, das den größten Schmerz löst, und bringen es in Betrieb. Ihr Team arbeitet damit, während wir weiterbauen, statt monatelang auf ein großes Release zu warten.
Jedes weitere Modul bekommt vorher einen Festpreis. Sie entscheiden, was als Nächstes kommt, und ob überhaupt. Keine Mindestlaufzeit, kein Paket, das Sie mitkaufen müssen.
Einmal einrichten, dann eine feste Monatspauschale, die sich nach der Zahl Ihrer Anwender richtet. Keine Lizenz pro Kopf, keine Staffelung, die niemand versteht.
Das System wächst mit Ihrem Betrieb: Fachmodule ergänzen genau die Funktionen, die Sie brauchen, zwei sind bereits im Einsatz. Die Preise je Betriebsgröße stehen oben in den Paketen; im Monatsbetrag stecken Betrieb, Updates und Support des Moduls.
Ein zentrales Verzeichnis Ihrer Lieferanten und Handwerker: Stammdaten und Ansprechpartner an einer Stelle, für das ganze Team auffindbar statt verstreut in Postfächern und persönlichen Adressbüchern.
Personalstammdaten direkt im System, verbunden mit der Ticketverwaltung: Tickets lassen sich Mitarbeitern zuordnen, und Ihre bestehenden Stammdaten übernehmen wir auf Wunsch aus der vorhandenen Software.
Ihr Betrieb hat einen Ablauf, den kein Standardprodukt abdeckt, etwa eine Fuhrpark-Verwaltung oder ein Rechnungsarchiv? Genau dafür entwickeln wir Fachmodule. Individuelle Entwicklung muss dabei nicht teuer sein: Wir entwickeln KI-gestützt und geben den Zeitvorteil an Sie weiter, oft ist ein eigenes Modul günstiger, als Sie erwarten. Den Festpreis nennen wir Ihnen nach einem kurzen Workshop, bevor gebaut wird; für den laufenden Betrieb kommt ein kleiner Monatsbetrag dazu.
Kleinunternehmer §19 UStG, ohne USt., brutto = netto.
† Die Datenübernahme setzt voraus, dass wir an Ihre Daten herankommen: aus Excel, CSV oder Access ohne Weiteres, aus einer bestehenden Fachsoftware über deren Export, einen Datenbank-Zugang oder eine Schnittstelle (API). Schließt der Hersteller Ihre Daten ein, ist eine automatische Übernahme nicht möglich. Enthalten ist eine Übernahme im üblichen Rahmen; größere Altbestände sowie das Extrahieren, Umschlüsseln und Bereinigen von Daten berechnen wir nach Aufwand (109 €/Std.), den Preis nennen wir vorher, nach einem Blick auf Ihre Daten.
* Backups, Ausfallsicherheit und Notfallwiederherstellung übernehmen wir, wenn das System auf unserer Infrastruktur läuft, das ist der Regelfall. Betreiben Sie es im Ausnahmefall auf Ihrer eigenen Hardware, liegen Server, Backup und Verfügbarkeit bei Ihnen, wir kümmern uns dann um die Anwendung selbst (Updates, Sicherheit, Support, Weiterentwicklung). Auf Wunsch übernehmen wir Backup und Serverbetrieb auch bei Ihnen im Haus, das vereinbaren wir dann gesondert.
Neue Fachmodule, die eigens für Ihren Betrieb entwickelt werden, kommen als eigene Entwicklungsprojekte hinzu: Den Festpreis dafür nennen wir Ihnen nach einem kurzen Workshop, bevor gebaut wird; für den laufenden Betrieb des Moduls kommt ein kleiner Monatsbetrag dazu, wie bei den bestehenden Modulen.
Das CRM-Ticketsystem läuft auf Open-Source-Technik (Laravel, PHP, MariaDB) auf unserer eigenen Hardware in Oranienburg. Verlangen Ihre Compliance-Vorgaben den Betrieb im eigenen Haus, ist das in Ausnahmefällen möglich; die Daten verlassen Ihr Firmennetz dann nie, wir betreuen das System aus der Ferne. Keine Lizenzgebühr pro Nutzer, kein SaaS-Abo, kein Anbieter, der mitliest. Wenn Sie irgendwann ohne uns weitermachen wollen, nehmen Sie Daten und Quellcode mit.
Unverbindlich sprechen →Die Einrichtung kostet 999 € einmalig: darin enthalten sind Aufsetzen, Grundkonfiguration, Benutzer und Rechte sowie eine Datenübernahme im üblichen Rahmen (Excel-/CSV-Listen). Ist Ihr Altbestand größer oder muss er erst aus einer Fachsoftware herausgeholt und bereinigt werden, rechnen wir den Mehraufwand gesondert ab: den Preis nennen wir vorher, nach einem Blick auf die Daten. Der laufende Betrieb mit Updates, Sicherheit und Support richtet sich nach der Zahl der Anwender: 499 € im Monat bis 15 Anwender, 899 € bis 30 Anwender und ab 1.399 € für 31 bis 50 Anwender (über 50 Anwender nennen wir den Fixpreis nach einem kurzen Audit). Fachmodule kommen mit einem eigenen Monatsbetrag für Betrieb, Updates und Support dazu, gestaffelt nach derselben Anwender-Logik (zum Beispiel das Modul Personal ab 15 €/Monat). Neue Fachmodule, die eigens für Ihren Betrieb entwickelt werden, bekommen jeweils einen eigenen Festpreis: den nennen wir Ihnen nach einem kurzen Workshop, bevor irgendetwas gebaut wird. Kleinunternehmer §19 UStG, ohne USt., brutto = netto.
Die Kernmodule, Tickets, CRM, Benutzer und Rechte, stehen in der Regel innerhalb weniger Wochen. Wir gehen bewusst in Stufen vor: erst das, was den größten Schmerz löst, dann der Ausbau im laufenden Betrieb. So arbeitet Ihr Team früh mit dem System, statt monatelang auf ein großes Release zu warten.
Ihre Daten liegen auf unserer eigenen Hardware in Oranienburg, kein anonymes Rechenzentrum, keine Cloud, Sie könnten den Server besuchen kommen. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; es gibt kein SaaS-Abo, keinen US-Anbieter und keine Weitergabe an Dritte. Verlangen Ihre Compliance-Vorgaben den Betrieb im eigenen Haus, ist das in Ausnahmefällen möglich: Das System läuft dann auf Ihrer Hardware, wir betreuen es aus der Ferne, und die Daten verlassen Ihr Firmennetz nie. Genau so läuft es heute schon bei einem Bestandskunden.
Im Regelfall läuft das System auf unserer Infrastruktur: Backups, Ausfallsicherheit und die Wiederherstellung im Notfall übernehmen wir, das ist in der monatlichen Betriebspauschale enthalten. Läuft es im Ausnahmefall auf Ihrer eigenen Hardware, liegen Server, Backup und Verfügbarkeit in Ihrer Verantwortung; wir kümmern uns dann um die Anwendung selbst: Updates, Sicherheit, Support und Weiterentwicklung. Sie können uns den Serverbetrieb und die Backups auch bei Ihnen im Haus übertragen, das vereinbaren wir gesondert, weil der Aufwand von Ihrer Hardware und Ihrem Netz abhängt.
In den meisten Fällen ja, es kommt darauf an, ob wir an die Daten herankommen. Aus Excel, CSV oder Access ist das unkritisch, dort liegen die Daten offen. Bei einer bestehenden Fachsoftware brauchen wir einen Weg hinein: eine Export-Funktion, einen Zugang zur Datenbank oder eine Schnittstelle (API). Gibt es keinen davon, weil der Hersteller die Daten einschließt, ist eine automatische Übernahme nicht möglich, dann bleiben nur eine manuelle Erfassung oder ein sauberer Neustart. Und ganz offen: Eine Datenübernahme kann Geld kosten. Eine saubere Excel-Liste ist in der Einrichtung enthalten; müssen Daten dagegen aus einem Altsystem extrahiert, umgeschlüsselt oder von Dubletten und Altlasten bereinigt werden, ist das echte Arbeit, die wir nach Aufwand berechnen (109 €/Std.). Wir sehen uns Ihre Daten vorher an und nennen den Preis, bevor Sie beauftragen, es gibt keine Überraschung auf der Rechnung. Bei der Gebäudereinigung Hinderlich lief die Übernahme von über 3.200 Kundendatensätzen über eine Schnittstelle des Altsystems.
Ja, das ist der Normalfall. Das System spricht über eine REST-API mit anderer Software, bei Hinderlich zum Beispiel mit unserem eigenen Support-System, sodass eine IT-Anfrage aus ihrem System automatisch bei uns aufschlägt und die Antwort zurückläuft. Auch Telefonanlagen, Buchhaltung oder ERP lassen sich anbinden, sofern sie eine Schnittstelle bieten.
Dann bekommen Sie Ihre Daten und den Quellcode. Sie sind an keine Lizenz und keinen Anbieter gebunden, das System läuft auf Open-Source-Technik (Laravel, PHP, MariaDB) und kann von jedem Entwickler weitergeführt werden. Keine Mindestlaufzeit.
Preise netto. Kleinunternehmer §19 UStG, ohne USt., brutto = netto.
Im kostenlosen Workshop sehen wir gemeinsam, welche Module sich für Ihren Betrieb lohnen, und welche nicht. Ehrlich, auch wenn die Antwort „lohnt sich nicht" lautet.
Direkter Draht: [email protected] · 03301 4143120
